Musterhaftes Protokoll

Fragt man in die Runde, „wer schreibt heute Protokoll?“, wird es auf einmal ganz still – bis sich schließlich ein Protokollant findet oder ausgewählt wird.

Warum ist das so?
Das Schreiben von Protokollen ist eine Herausforderung. Diese Aufgabe benötigt Kenntnis der Materie, Konzentration, Struktur und sprachliches Können.

Welche Aufgabe hat der Protokollant?

Der/Die Protokollführer/in ist Assistent/in des Moderators und gewährleistet, dass der Verteiler zeitnah die Aufzeichnungen erhält. In der Regel beinhaltet ein Protokoll eine Reihe von Aufgaben, die der eine oder andere Teilnehmer übernehmen muss. Je nachdem müssen Sie als Protokollant auch die Durchführung von Aktivitäten überwachen. Fragen Sie To-dos des letzten Meetings ab und übernehmen Sie offene Punkte der letzten Sitzung ins neue Protokoll (wenn zeitlich machbar). Oft ist es hilfreich, im Vorfeld eine durchdachte Protokollstruktur mit den TOPs (Tagesordnungspunkten) anzufertigen und sich an den Ergebnissen des vorherigen Protokolls einer Sitzung zu orientieren. Das vereinfacht die Sache, Wichtiges vergessen Sie so nicht. Schreiben Sie die Mitschrift sachlich und formulieren Sie sorgfältig. Bandwurm- oder Schachtelsätze, Aufbau, Fachbegriffe erschweren das Verständnis.

Wofür ist ein Protokoll gut?

Für Meetings, Konferenzen, Geschäftsgespräche oder Teamsitzungen ist es ein wichtiges Instrument. Ein gutes Protokoll erleichtert die Kommunikation, dient als Informationsquelle für Abwesende, für das weitere Vorgehen in einer Sache. Es ist auch Ergebnisliste und dient manchmal auch als Beweis.

Wichtige Vorgänge, Verlauf, Beschlüsse, Aufträge, Kompetenzen werden in Kurzfassungen festgehalten. Weiß man, worauf man bei der Abfassung eines Protokolls achten muss, geht es leichter und schneller.

Hier finden Sie unsere Checkliste mit Tipps, um „Protokolle wahrheitsgetreu, vollständig, übersichtlich und klar zu schreiben: Checkliste_Protokolle schreiben

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